Bent u eigenaar of aandeelhouder van een of meerdere ondernemingen? Dan is de kans groot dat u vanaf januari 2020 verplicht bent tot inschrijving in het UBO-register. Meer dan 1,5 miljoen organisaties krijgen in januari 2020 te maken met het UBO-register bij de Kamer van Koophandel. Als gevolg van Europese regelgeving is Nederland verplicht om uiterlijk op 10 januari 2020 een UBO-register in te voeren.
Wat is het UBO-register?
Het UBO-register is een initiatief van de Europese Unie. Hiermee wordt een publiek toegankelijk register geïntroduceerd waar voor iedereen zichtbaar is wie in vennootschappen en andere juridische entiteiten aan de touwtjes trekt. Dit alles met als doel het tegengaan van financieel-economische criminaliteit zoals witwassen, fraude en het financieren van terrorisme.
Wat is een UBO?
UBO staat voor "ultimate beneficial owner", ofwel de "uiteindelijk belanghebbende". Dit is de (natuurlijke) persoon die uiteindelijk eigenaar is of zeggenschap heeft over een onderneming.
Voor de besloten vennootschap, de BV, gelden simpel gezegd de volgende criteria:
Personen met meer dan 25% van de aandelen (direct of indirect);
Personen met meer dan 25% van de stemrechten (direct of indirect);
Personen die de feitelijke zeggenschap over de onderneming hebben.
Een organisatie bestaat echter vaak uit meerdere lagen van vennootschappen, die in onderlinge relatie staan met elkaar. Voor elke vennootschap zal dus afzonderlijk moeten worden vastgesteld en geregistreerd wie de UBO's zijn.
Voor wie geldt de UBO-registratieplicht?
De UBO-registratieplicht gaat geldt o.a. voor:
BV's en (niet-beursgenoteerde) NV's;
Stichtingen, verenigingen;
Onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties;
Maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen.
Let op: de UBO-registratieplicht geldt niet voor eenmanszaken, beursgenoteerde vennootschappen, publiekrechtelijke rechtspersonen, verenigingen van eigenaren, enkele historische rechtspersonen en kerkgenootschappen.
Openbare gegevens
De gegevens die openbaar voor iedereen toegankelijk worden zijn:
Voor- en achternaam;
Geboortemaand en -jaar;
Woonstaat, aard en omvang van het door de UBO gehouden belang en nationaliteit.
Welke gegevens zijn niet openbaar?
De volgende gegevens zijn alleen toegankelijk voor bevoegde autoriteiten:
BSN/buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
Geboortedag;
Geboorteland en -plaats, woonadres;
Afschrift van geldig identiteitsdocument;
Afschrift van document(en) waaruit de aard en omvang van het economisch belang blijkt.
Gegevensbescherming en de AVG
In uitzonderlijke gevallen kan een UBO verzoeken de openbare gegevens af te laten schermen. Bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een onevenredig risico op ontvoering of geweld. Het register voldoet aan de eisen voor gegevensbescherming en de AVG. Instanties zoals het Openbaar Ministerie, de Politie, de Belastingdienst en Financiële Inlichtingen Eenheid kunnen wel altijd deze gegevens inzien.
UBO's van buitenlandse ondernemingen hoeven niet te worden geregistreerd
UBO's van buitenlandse ondernemingen hoeven niet te worden geregistreerd bij de Nederlandse Kamer van Koophandel.
Wat moet u als ondernemer doen?
Indien u als ondernemer niet voldoet aan de UBO-wetgeving, kent het wetsvoorstel een bestuursrechtelijk en strafrechtelijk sanctieregime. Het is daarom belangrijk dat elke onderneming en elke mogelijke UBO nagaat óf er een registratieplicht bestaat en vervolgens binnen de termijn van 18 maanden na invoering van het wetsvoorstel tot inschrijving van de UBO overgaat.
Meer informatie
Heeft u vragen over het UBO-register of wenst u - na januari 2020 - ondersteuning bij het vaststellen of voor u de UBO-registratieplicht geldt of wenst u ondersteuning bij inschrijving in het UBO-register? Neem dan gerust contact met ons op.